Отчёты и аналитика в Битрикс24: считаем продажи и загрузку

Какие отчёты есть в Битрикс24 и зачем они нужны

Отчёт — это ответ на конкретный вопрос руководителя, собранный из данных CRM автоматически. Не таблица ради таблицы, а «сколько денег закроем в этом месяце», «где сделки застревают», «кто из менеджеров тянет». Битрикс24 умеет отвечать на десятки таких вопросов, и первая задача — не утонуть в них, а взять нужные пять.

Все отчёты в системе делятся на четыре смысловых блока. Продажи — сколько денег в работе и сколько закрыли. Процесс — где сделки движутся, а где стоят. Люди — кто чем занят и с какой отдачей. Маркетинг — откуда пришли заявки и что принесли деньги. Один блок без другого обманчив: красивый оборот при провальной конверсии на входе — это просто везение с сезоном, а не управляемые продажи.

Большая часть отчётов находится в CRM → Аналитика. Аналитика по звонкам — в разделе телефонии. Загрузка и задачи — в «Задачах и проектах». Это важно понимать сразу: чтобы увидеть полную картину, придётся заглянуть в три места или собрать всё на один дашборд, о котором поговорим ниже. Отчёты работают поверх CRM Битрикс24 — то есть считают ровно то, что менеджеры туда вносят.

Вот на какие вопросы отвечает каждый ключевой отчёт — держите как шпаргалку.

Вопрос руководителя	Какой отчёт	Где искать
Где застревают сделки, какая конверсия по этапам	Воронка продаж	CRM → Аналитика
Сколько денег закроем в этом месяце (прогноз)	Динамика и прогноз продаж	CRM → Аналитика
Кто из менеджеров сколько продал и с какой конверсией	Продажи по менеджерам	CRM → Аналитика
У кого перегруз, у кого просрочки по задачам	Отчёты по задачам, эффективность	Задачи и проекты
Сколько звонков, какая длительность, кто не звонит	Аналитика звонков	Телефония → Статистика
Какой канал рекламы принёс сделки и деньги	Сквозная аналитика	CRM → Аналитика → Сквозная
Почему уходят клиенты, частые причины отказа	Причины отказов	CRM → Аналитика

Заметьте: почти каждый вопрос закрывается штатным отчётом, без программирования и внешних сервисов. Городить кастомную аналитику имеет смысл, только когда встроенные отчёты с фильтрами вы уже выжали досуха. На практике до этого доходит редко.

Воронка продаж и конверсия по стадиям

Это отчёт, с которого стоит начинать всем. Он показывает две вещи: сколько сделок дошло до каждой стадии и какой процент отвалился между соседними этапами. Визуально — сужающаяся труба: сверху широкий вход, снизу узкий выход. Чем резче сужение на конкретном переходе, тем больнее там теряются деньги.

Главная ошибка при чтении воронки — смотреть на общую конверсию из заявки в оплату. Цифра «5% заявок стали продажами» звучит внушительно, но чинить по ней нечего. Смысл появляется в разбивке по переходам. Допустим: из «Новая заявка» в «Отправили КП» уходит 80% — норма. Из «Отправили КП» в «Согласование» — только 22%. Вот он, провал. Проблема не в потоке заявок и не в закрытии, а в самом КП или в том, что менеджеры не перезванивают после отправки. Реклама тут ни при чём.

Такой подход экономит бюджет буквально. Часто дешевле поднять один переход с 22% до 40%, чем удвоить трафик. Мы на проектах смотрим воронку раз в неделю и ищем самый узкий переход — его чиним первым. Как спроектировать сами стадии, чтобы отчёт по ним имел смысл, подробно разбираем в статье про воронки продаж в Битрикс24: если стадии кривые, воронка-отчёт будет красивой, но бесполезной.

Полезно смотреть конверсию в трёх разрезах — Битрикс24 даёт это одним фильтром, отдельные отчёты строить не нужно:

• По менеджерам. У одного переход «КП → согласование» 40%, у другого 15% при том же продукте — значит, дело в человеке, а не в товаре.
• По источникам. Трафик с контекста и с холодного обзвона конвертится по-разному; мешать их в одной цифре нельзя.
• По времени. Сравнить этот месяц с прошлым, чтобы отделить сезон от реальных изменений в работе отдела.

Отчёт по воронке чинит не цифру, а деньги. Нашли переход, где отваливается половина сделок, подняли его на пятнадцать пунктов — и оборот вырос без единого рубля в рекламу. Это самая дешёвая точка роста, которая есть в CRM. — практика ooobs

Отчёты по менеджерам и нагрузке

Второй блок вопросов — про людей. Кто сколько продал, у кого перегруз, кто буксует. Здесь легко впасть в две крайности: считать только выручку («продал — молодец») или, наоборот, считать только активность («сделал 60 звонков — герой»). Правда посередине, и Битрикс24 даёт цифры для обеих сторон.

Отчёт «Продажи по менеджерам» из раздела Аналитика показывает сумму закрытых сделок, число сделок и конверсию по каждому сотруднику. Уже на этом уровне видны перекосы: у кого-то 15 сделок и 60% конверсия, у кого-то 40 сделок и 18%. Второй не хуже — он, возможно, работает с сырым трафиком. Поэтому одну цифру в вакууме не читают.

Загрузку смотрят отдельно — по нескольким показателям сразу, потому что каждый по отдельности врёт:

1. Число активных сделок. Сколько клиентов сейчас на менеджере. 100 против 30 у коллеги — повод разгрузить, но сначала посмотреть на суммы.
2. Открытые и просроченные задачи. Раздел «Задачи и проекты» показывает, у кого копятся просрочки. Растущий хвост просрочек — первый признак перегруза.
3. Звонки за день. Аналитика телефонии: количество и длительность. Ноль исходящих у продажника — красный флаг.
4. Сумма сделок в работе. 20 крупных сделок трудозатратнее 100 мелких. Только вместе с числом сделок это даёт честную картину нагрузки.

На практике мы советуем свести эти четыре показателя в одну таблицу-дашборд и смотреть раз в неделю. Тогда видно не «Иванов молодец», а «у Петрова 80 сделок и 30 просрочек — он тонет, надо перераспределить». Это разговор о фактах, а не об ощущениях. И работает такая аналитика ровно настолько, насколько аккуратно менеджеры ведут сделки в Битрикс24: если половина клиентов идёт мимо карточек, отчёт по нагрузке покажет недогруз там, где на деле завал.

Аналитика CRM и сквозная аналитика: источники и реклама

Третий блок отвечает на самый денежный вопрос маркетинга: какая реклама окупается, а какая жжёт бюджет впустую. Обычная CRM-аналитика показывает, откуда пришла заявка. Сквозная идёт дальше — связывает рекламный клик с заявкой, заявку со сделкой, а сделку с деньгами. И считает, сколько принёс каждый рубль, вложенный в канал.

В Битрикс24 сквозная аналитика встроена и живёт в CRM → Аналитика. Она сама подтягивает расходы из Яндекс.Директа, ловит источник заявки через UTM-метки и коллтрекинг, и доводит цепочку до суммы закрытой сделки. На выходе — отчёт, где по каждому каналу видно: сколько потратили, сколько заявок, сколько сделок, какая выручка и окупаемость. Без него маркетолог гадает: «кажется, контекст работает лучше». С ним — знает точно.

Пара вещей из практики, которые ломают сквозную аналитику чаще всего:

• Нет коллтрекинга. Половина заявок в рознице — звонки. Без подмены номеров эти звонки повиснут в источнике «не определён», и отчёт станет наполовину слепым.
• Кривые UTM-метки. Если ссылки в рекламе размечены как попало, каналы сольются в кашу. Разметку делают один раз и по единому стандарту — это скучно, но без этого сквозная аналитика не соберётся.
• Менеджер не ставит источник вручную там, где автоматика не справилась. Пришёл клиент «по сарафану» — это тоже источник, и его надо фиксировать, иначе картина перекошена в пользу платных каналов.

Нужен ли внешний сервис вроде Roistat? Для большинства — нет. Встроенная сквозная аналитика закрывает типовые задачи и не требует доплат сверх тарифа. Внешние BI-инструменты берут, когда источников десятки, нужна хитрая модель атрибуции или отчёты, которых в коробке нет. Начинать всегда стоит со встроенной — она бесплатна в рамках вашего тарифа и отвечает на 80% вопросов.

Дашборды и виджеты: собрать всё на один экран

Отдельные отчёты хороши, когда нужно копнуть глубоко. Но каждый день бегать по трём разделам никто не будет. Для ежедневного контроля есть дашборды — экраны с виджетами, где ключевые цифры собраны вместе и обновляются сами.

В CRM → Аналитика дашборд настраивается под роль. Руководителю отдела — прогноз продаж на месяц, воронка, топ менеджеров, сумма в работе. Собственнику — оборот, окупаемость рекламы, динамика к прошлому периоду. Менеджеру — свои сделки, свои задачи, свой план. Каждый видит своё, никто не тонет в чужих цифрах.

Что мы обычно выносим на дашборд руководителя продаж в первую очередь:

• Прогноз выручки на месяц — сумма сделок в работе с учётом вероятности по стадиям. Отвечает на «дотянем ли план».
• Воронка за период — чтобы узкий переход был виден сразу, а не раз в неделю при разборе.
• Сделки без активности — виджет с карточками, где неделю не было ни звонка, ни задачи. Это зависшие деньги.
• План-факт по менеджерам — кто идёт по плану, кто отстаёт, пока ещё есть время дожать месяц.

Совет из опыта: дашборд должен помещаться на один экран без прокрутки и содержать 5–7 виджетов, не больше. Как только на нём двадцать графиков, на него перестают смотреть — он превращается в обои. Меньше цифр, но те, по которым реально принимают решения. Всё это часть общей настройки и внедрения Битрикс24 под конкретный бизнес, а не универсальный шаблон.

Как настроить отчёты под свои показатели

Коробочные отчёты закрывают базу, но у каждого бизнеса есть свои разрезы. Оптовику важна аналитика по регионам и товарным группам. Услугам — по типам проектов и загрузке исполнителей. Рознице — по среднему чеку и повторным покупкам. Всё это Битрикс24 умеет, если данные заведены правильно.

Ключ к своим отчётам — пользовательские поля в карточке сделки. Завели поле «Регион» — можете фильтровать воронку и продажи по регионам. Завели «Товарную группу» — видите, что и где продаётся. Завели обязательную «Причину отказа» — получаете отчёт, почему уходят клиенты. Отчёт не придумывает данные, он группирует то, что есть в полях. Поэтому проектирование полей — это и есть проектирование будущей аналитики.

Порядок, который мы используем на внедрениях:

1. Сначала вопросы, потом поля. Выпишите 5–7 вопросов, на которые руководитель хочет ответы каждую неделю. Под них — поля, а не наоборот.
2. Обязательные поля на ключевых стадиях. Сумма, источник, причина отказа — без них сделку нельзя двинуть или закрыть. Это гарантирует чистоту данных.
3. Фильтры и сохранённые представления. Один раз настроили срез «Опт, Урал, этот квартал» — сохранили, открываете в один клик.
4. Дашборд под роль. Собрали нужные виджеты для каждого — руководителя, маркетолога, собственника.
5. BI и выгрузки — в последнюю очередь. Если совсем нестандартный срез, данные отдают через API во внешнюю BI-систему. Но до этого доходит редко.

Не пытайтесь настроить всё сразу. Начните с воронки и одного отчёта по менеджерам — этого хватит, чтобы увидеть первые дыры. Остальное добавляется по мере того, как появляются новые вопросы. Аналитика, которую строят «на будущее, вдруг пригодится», обычно так и не открывается ни разу.

Частые ошибки: мусорные данные — мусорные отчёты

Здесь главное правило всей аналитики, и звучит оно жёстко. Отчёт честно считает то, что лежит в базе. Если база дырявая, отчёт врёт — красиво, убедительно и с точностью до рубля. Люди винят Битрикс24 («у вас цифры не сходятся»), а проблема почти всегда в том, что и как в систему вносят.

Вот ошибки, из-за которых отчёты становятся бесполезными чаще всего:

1. Менеджеры не двигают сделки по стадиям. Клиент давно оплатил, а карточка висит на «Отправили КП». Воронка показывает провал там, где его нет, а прогноз занижен. Лечится роботами и дисциплиной.
2. Пустая сумма сделки. Нет суммы — сделка не попадает в выручку и прогноз. Сделайте поле обязательным на стадии выставления счёта.
3. Не заполнен источник. Сквозная аналитика без источника — просто список заявок. Автоопределение плюс обязательное поле там, где автоматика молчит.
4. Работа мимо CRM. Часть клиентов ведётся в мессенджере или в голове. Эти сделки в отчётах не существуют, и любая аналитика по загрузке и продажам занижена. Самая тяжёлая ошибка — организационная, не техническая.
5. Нет причины отказа. Проигранные сделки уходят без пометки, и вы никогда не узнаете, почему теряете клиентов. Обязательное поле «Причина отказа» окупается за месяц наблюдений.
6. Дубли контактов и сделок. Один клиент заведён трижды — конверсия и суммы поплыли. Настройте контроль дублей на входе.

Заметили закономерность? Почти все ошибки — не про отчёты, а про ввод данных. Поэтому мы всегда говорим клиентам: аналитика начинается не с красивого дашборда, а со скучной дисциплины заполнения карточек. Проще всего эту дисциплину не проповедовать, а зашить в систему: обязательные поля, роботы, которые не дают закрыть сделку с пустотами, контроль дублей. Тогда данные чистые сами собой, и отчёты наконец говорят правду. А правда — это единственное, ради чего аналитику вообще заводят.