Что умеет складской учёт Битрикс24 и кому он нужен

Коротко: это склад внутри CRM, а не отдельная программа. Всё, что касается движения товара, вы делаете там же, где ведёте продажи. Не нужно переключаться между окнами и дублировать данные руками.

Складской учёт битрикс24 закрывает базовый набор задач торговой компании. Вот что реально работает из коробки:

  • Каталог товаров с ценами, единицами измерения, штрихкодами и SKU.
  • Остатки по каждому товару — сколько всего, сколько в резерве, сколько доступно.
  • Документы прихода, расхода, перемещения между складами и инвентаризации.
  • Резерв товара под конкретную сделку и автосписание при отгрузке.
  • Несколько складов с раздельным учётом остатков по каждому.
  • Связь товара со сделкой: менеджер собирает заказ прямо в карточке.

Кому это нужно на практике? Интернет-магазину — чтобы на витрине не висел «в наличии» товар, который уже разобрали. Оптовику — чтобы под крупную заявку зарезервировать партию и не продать её второй раз. Рознице с двумя-тремя точками — чтобы видеть, где что лежит. А вот сервисной компании без товара или продавцу услуг склад не нужен вовсе — им хватит чистой CRM.

Важная оговорка сразу, чтобы потом не было сюрприза: раздел «Склад» доступен только на коммерческих тарифах Битрикс24 с CRM. На бесплатном плане его нет. Если вы ещё выбираете, с чего начать, посмотрите наш разбор, что такое Битрикс24 и из чего состоит платформа.

Каталог товаров и остатки

Всё держится на каталоге. Товар — это карточка: название, артикул (SKU), единица измерения, цена, штрихкод, раздел каталога. У товара могут быть торговые предложения — те самые размеры и цвета. Футболка одна, а SKU у неё пять: S, M, L и два цвета. Остаток считается по каждому предложению отдельно, и это правильно — иначе вы не поймёте, что закончился именно размер L.

Остаток в Битрикс24 — не одна цифра, а три. Разница между ними — самое частое, чего не понимают на старте:

  • В наличии — сколько физически лежит на складе по документам.
  • В резерве — сколько уже забронировано под открытые сделки.
  • Доступно — разница между наличием и резервом, то есть сколько можно продать прямо сейчас.

Пример из жизни. На складе 50 наушников. Под четыре сделки зарезервировано 12. Доступно — 38. Менеджер видит именно 38 и не пообещает клиенту 40-ю пару, которой по факту уже нет. Мелочь, а именно из-за неё чаще всего срываются отгрузки.

Остаток на складе и остаток «который можно продать» — это разные числа. Кто путает наличие с доступным, тот регулярно продаёт зарезервированный товар и потом извиняется перед клиентом. — практика ooobs

Приход, расход, перемещение и инвентаризация

Остаток меняется не вручную, а документами. Это ключевое правило, и держится на нём вся достоверность склада. Хотите добавить товар — сделайте приход. Убрать — расход. Никаких «поправлю цифру в карточке» быть не должно, иначе учёт поплывёт за неделю.

Разберём основные документы склада — что каждый из них делает с остатком:

Документ Что делает Когда оформляют
Приход (оприходование) Увеличивает остаток на складе Поступление товара от поставщика, возврат от клиента
Расход (списание) Уменьшает остаток Отгрузка клиенту, порча, недостача, внутренний расход
Перемещение Переносит остаток с одного склада на другой Товар везут из основного склада в розничную точку
Инвентаризация Сверяет учёт с фактом и выравнивает остаток Плановая проверка, после пересчёта, при расхождениях

Приход и расход понятны. На перемещении и инвентаризации остановимся, потому что именно их чаще всего делают неправильно.

Перемещение не меняет общий остаток компании — товар просто переезжает со склада на склад. Если оформлять переезд как расход с одного и приход на другом, вы потеряете историю и получите две отдельные операции вместо одной связанной. Пользуйтесь именно перемещением.

Инвентаризация — это когда вы физически пересчитали товар и вносите факт. Система сравнивает его с учётным остатком и показывает излишки и недостачи. После проведения документа остаток в Битрикс24 становится равен тому, что реально лежит на полке. Мы советуем проводить инвентаризацию хотя бы раз в квартал, а по ходовым позициям — чаще. Это единственный честный способ выровнять склад, который «уехал».

Резерв под сделку и списание при продаже

Здесь начинается связка склада с продажами. Менеджер открывает сделку, добавляет в неё товары — и Битрикс24 автоматически резервирует их на складе. Доступный остаток сразу уменьшается. Товар физически никуда не делся, он лежит на месте, но продать его повторно уже нельзя: он «занят» под конкретного клиента.

Дальше два сценария, и их важно не путать:

  1. Сделка идёт к продаже. На стадии отгрузки оформляется расход — товар физически уходит со склада, остаток «в наличии» уменьшается, резерв снимается. Всё сходится.
  2. Сделка сорвалась. Клиент передумал, сделку закрыли как проваленную — резерв снимается автоматически, товар возвращается в доступные остатки. Никто не оформляет расход, потому что товар не уезжал.

Типичная ошибка, которую мы видим в 7 из 10 проектов до наладки: менеджеры двигают сделку в «Успех», но забывают оформить отгрузку. Резерв висит, а физический остаток не списывается. В отчёте товар как будто есть, по факту его нет. Настройка автоотгрузки на стадии продажи снимает эту боль — товар списывается сам, без ручного документа. Это часть грамотной настройки CRM Битрикс24 под реальный процесс, а не «как из коробки».

Несколько складов в одной системе

Один склад — редкость. Обычно есть основной, точка продаж, иногда отдельный склад брака или возвратов. Битрикс24 держит любое их число, и остаток считается по каждому в разрезе.

Что это даёт на практике:

  • В отчёте по остаткам видно, что кофемашины лежат на основном складе, а на розничной точке их ноль — пора перемещать.
  • Резерв и отгрузка привязаны к складу: клиенту из магазина на Тверской отгружаем с ближайшего склада, а не гоняем товар через весь город.
  • Брак и возвраты уводятся на отдельный склад, чтобы они не мешались в доступных остатках и не уходили случайно в продажу.

Совет из опыта: не плодите склады без нужды. На старте хватит двух-трёх. Каждый лишний склад — это лишние перемещения и лишний шанс, что кто-то оформит документ не туда. Начните с минимума и добавляйте склад, только когда появляется реальное физическое место хранения.

Ещё нюанс про права. Складом обычно управляет один-два ответственных, а менеджерам по продажам движения товара трогать не надо — им достаточно видеть остаток в сделке. Разграничение прав на документы склада снимает половину будущих расхождений: тот, кто не должен списывать, просто не сможет этого сделать. Настраивается это на старте, за пять минут, а бережёт нервы месяцами.

Связь со сделками и когда нужен обмен с 1С

Внутри Битрикс24 склад и продажи уже связаны: товар в сделке резервируется, отгрузка списывает остаток, воронка продаж и склад работают в одной системе. Для интернет-магазина или отдела продаж этого часто достаточно — своего склада хватает, ничего докупать и интегрировать не нужно.

Но есть граница, за которой без 1С не обойтись. Мы советуем подключать обмен с 1С, когда в игру вступает бухгалтерия и серьёзный учёт:

  • В 1С ведётся бухгалтерия и налоговый учёт — остатки должны биться с балансом.
  • Нужен серийный, партионный учёт или расчёт себестоимости по ФИФО — этого в собственном складе Битрикс24 нет.
  • Есть производство, сборка, комплектация из компонентов.
  • Товар подлежит маркировке «Честный знак» — коды живут в 1С.

Как это обычно устроено. 1С остаётся мастером остатков и себестоимости — она главная по товародвижению и цифрам для бухгалтерии. Битрикс24 забирает актуальные остатки и цены, показывает их менеджеру и на сайте, ведёт сделки и резервы. Обмен настраивают по расписанию — например, раз в 15–30 минут, чтобы витрина не отставала от факта. Проваленная сделка снимает резерв в Битрикс24, а реальная отгрузка проводится документом в 1С. Такую связку мы собираем регулярно — детали в разборе интеграции с 1С.

Не уверены, что вам вообще нужна 1С в этой схеме? Тогда начните с чистого Битрикс24, обкатайте склад на своих товарах — и подключайте обмен, только когда упрётесь в бухгалтерию или маркировку. Навязывать интеграцию там, где хватает встроенного склада, — лишние деньги и лишняя точка отказа.

Частые ошибки: почему расходятся остатки

Расхождение остатков — боль номер один. В отчёте одно, на полке другое, менеджеры не доверяют цифрам и на всякий случай звонят на склад. Разберём, откуда это берётся и как чинить.

Главные причины расхождений, которые мы вычищаем на проектах:

  1. Ручные правки остатка в обход документов. Кто-то «подкрутил» цифру в карточке — история движения потеряна, свести концы невозможно. Лечится запретом на ручную правку: только приход, расход, инвентаризация.
  2. Отгрузка без документа. Сделку закрыли, товар увезли, а расход не оформили. Настройте автосписание на стадии продажи.
  3. Приход задним числом. Поставка пришла в понедельник, а завели её в пятницу. Всю неделю остаток был занижен, менеджеры отказывали клиентам зря.
  4. Незавершённая инвентаризация. Пересчитали, а документ не провели — факт в систему не попал.
  5. Пересорт по торговым предложениям. Списали размер M вместо L. По товару вроде сходится, а по конкретному SKU — нет.

Общее правило простое: любое движение товара — это документ, и никак иначе. Как только команда привыкает к этому, остатки перестают врать. А выровнять то, что уже уехало, помогает регулярная инвентаризация. Всё остальное — дисциплина оформления. Если разобраться самим не выходит, мы наводим порядок при внедрении Битрикс24: настраиваем документы, права, автосписание и обучаем команду работать без ручных правок.