При комплексной сделке менеджер металлообработки часто оказывается между клиентом и поставщиком металла. Его задача — перевести клиентскую спецификацию в заказ поставщику так, чтобы не потерять важные допуски, отходы и сроки. Ниже разобран процесс: какие данные собрать, как сформировать потребность, как зафиксировать расчёт в CRM и передать поставщику без самодеятельности в цифрах.
Данные от клиента до расчёта поставщику
Прежде чем считать потребность, менеджер получает от клиента не только чертёж, но и уточнения по материалу, допускам и срокам. Минимальный набор: спецификация или чертёж с чистовыми размерами, марка материала, количество позиций, требуемые допуски и шероховатость, срок потребности и адрес доставки. Если клиент не указал допуски или прислал файл без актуальной версии, запрос остаётся на стадии уточнения. Менеджер задаёт конкретный вопрос и не переходит к расчёту, пока не получит письменный ответ. Дополнительно стоит уточнить: требуется ли сертификат качества на материал, есть ли ограничения по производителю, нужна ли порезка в размер у поставщика или заготовка целиком. Эти ответы влияют на выбор поставщика и формулировку запроса.
Важно не путать наличие файла с актуальным чертежом. Файл может быть черновиком или устаревшей версией. Поэтому после получения документа менеджер явно сохраняет копию файла в карточку сделки и прикладывает ссылку на актуальную версию, чтобы технолог и снабженец работали с одним и тем же документом. Если позже клиент пришлёт новую версию, менеджер повторяет это действие и пишет комментарий о замене.
Формула потребности: чистовой размер, допуск, отходы, логистика
Потребность в металле не равна чистовой массе деталей. К чистовому размеру добавляют припуск на обработку или раскрой, затем учитывают технологические отходы — обрезь, некратность листа, потери на зажим. Отдельно считают логистический запас: минимальную партию поставщика, срок доставки и возможные колебания. Итоговая потребность в килограммах или тоннах = сумма масс заготовок с припусками + масса технологических отходов + страховой запас, согласованный с технологом.
Условный пример: клиент просит 10 пластин из стали 09Г2С чистовым размером 300×200×5 мм. Менеджер не умножает сразу 300×200×5 на 10 и плотность. Вместе с технологом он определяет заготовку с припуском на резку, добавляет процент на обрезь и только потом получает расчётный вес для запроса поставщику. Этот расчёт фиксируют в CRM, а итоговые цифры подтверждает технолог. Менеджер не назначает припуски и проценты отхода сам. Его задача — передать технологу полные исходные данные, а затем перенести согласованные цифры в CRM. Если технолог ещё не подтвердил расчёт, поле с итоговым весом остаётся пустым.
Фиксация расчёта в CRM: поля и обязательность
В Битрикс24 можно настроить пользовательские поля в карточке сделки, где ведётся заказ клиента. Пользовательское поле типа «Число» подходит для хранения расчётных величин: веса заготовки, коэффициента отхода, количества позиций. Менеджер может вносить туда числа для дальнейшей проверки технологом.
Также можно сделать поле обязательным: сотрудник не сможет сохранить или переместить элемент, пока не заполнит такое поле. Обязательное поле в карточке CRM контролирует заполнение перед сохранением или переходом на стадию, поэтому его можно использовать для обязательного указания поставщика, даты потребности и расчётного веса, но оно не проверяет достоверность введённых значений. Обязательность не заменяет согласование с технологом и не отправляет заказ поставщику — это лишь контроль полноты карточки.
Ниже таблица с примером набора полей для заказа поставщику. Это редакционная рекомендация, а не стандарт Битрикс24: состав полей подбирается под процесс компании.
| Поле | Тип | Что фиксирует | Кто заполняет | Проверка |
|---|---|---|---|---|
| Поставщик | Список или строка | Выбранная компания-поставщик | Менеджер | Наличие договора |
| Дата потребности | Дата | Дата, к которой металл должен быть на складе | Менеджер | Соответствие сроку клиента |
| Расчётный вес | Число | Итоговая масса заготовок и отходов, кг | Технолог | Сверка с формулой |
| Коэффициент отхода | Число | Процент технологических потерь | Технолог | В пределах норматива |
| Ссылка на чертёж | Ссылка | Актуальная версия клиентского чертежа | Менеджер | Открывается у технолога и снабженца |
Вместо ссылки можно сохранить копию файла в карточку, но тогда нужно явное действие: менеджер прикладывает файл и пишет комментарий, какая версия актуальна. Используйте тип «Число» для расчётных полей — так при проверке технолог сможет быстро сверить значения и при необходимости отфильтровать карточки по весу или коэффициенту.
Проверка расчёта и согласование с технологом
После того как менеджер внёс исходные данные, расчёт проверяет технолог. Он подтверждает: правильно ли выбран припуск, учтены ли отходы, соответствует ли марка материала требованиям клиента. Технолог проверяет не только арифметику, но и соответствие марки условиям эксплуатации, совместимость с обработкой и возможность закупки у выбранного поставщика. Если расчёт не сходится, технолог пишет комментарий с причиной и возвращает карточку менеджеру на доработку. Менеджер не вносит изменения в расчётные поля без повторного согласования.
Менеджер не утверждает цифры самостоятельно и не передаёт заказ поставщику, пока в карточке нет отметки о согласовании. Критерий результата: в CRM заполнены все обязательные поля, технолог письменно подтвердил расчёт комментарием в карточке, а менеджер видит итоговую потребность без противоречий с чертежом.
Передача заявки поставщику и контроль сроков
Передача поставщику — это явное действие менеджера, а не автоматическое следствие заполнения карточки. Менеджер формирует запрос на основе согласованного расчёта: указывает марку, размеры заготовок, количество, срок доставки, адрес. Он отправляет письмо или звонит поставщику, после чего фиксирует в CRM дату отправки, контактное лицо и обещанный срок поставки. Если поставщик присылает коммерческое предложение, менеджер сохраняет его копию в карточку сделки.
Для контроля сроков в карточке можно завести поля: дата запроса поставщику, дата ответа, обещанная дата отгрузки, фактическая дата поступления. Эти поля заполняет менеджер вручную по факту событий. После получения подтверждения менеджер обновляет поле даты поставки и ставит напоминание на контроль за день до ожидаемой отгрузки. Если поставщик не подтвердил срок, заявка остаётся в статусе «Ожидание поставщика», и менеджер эскалирует вопрос руководителю. Вся переписка с поставщиком должна быть доступна внутри карточки: для этого менеджер каждый раз явно добавляет копию письма или ссылку на сообщение.
Исключения и узкие места
Самые частые сбои: клиент не дал допуски, на чертеже несколько версий, поставщик предложил замену марки, срок поставки превышает срок клиента. В этих случаях нельзя вводить фиктивные значения или пропускать обязательные поля ради срочности. Если данных не хватает, заявка остаётся на стадии уточнения до реальной проверки. При замене марки или размера менеджер возвращает вопрос технологу и клиенту, фиксирует новое согласование в CRM. Критерий результата для исключений: все изменения согласованы, в карточке обновлены поля, обязательные поля заполнены, технолог подтвердил расчёт повторно.
Частые вопросы
Кто отвечает за правильность расчёта? Технолог отвечает за допуски, отходы и марку, менеджер — за полноту исходных данных и передачу поставщику. Расчётные поля заполняет технолог, менеджер не вносит в них изменения без согласования.
Что делать, если у клиента нет допусков? Не считать. Вернуть клиенту запрос с конкретным вопросом: какой стандарт или посадка нужна. Без этого расчёт поставщику будет недостоверным.
Как не потерять актуальный чертёж? После получения файла менеджер сохраняет копию в карточку сделки и добавляет ссылку на актуальную версию. Каждый раз при изменении версии он повторяет это действие и пишет комментарий.