Малому цеху металлообработки бесплатная CRM нужна не ради автоматизации, а ради порядка. Когда заявки приходят из почты, мессенджеров и звонков, важно хотя бы фиксировать клиента, запрос и этап работы. На бесплатном тарифе это реально, если не ждать от системы платных роботов и встроенных интеграций.
Что реально можно вести в CRM без бюджета
Базовый учёт заявок строится на ручных действиях менеджера. В карточку заявки стоит заносить контакт клиента, описание запроса, ссылку на чертёж или спецификацию, статус заявки и ответственного. Файл чертежа не появляется в карточке сам: сотрудник явно сохраняет копию файла и прикладывает ссылку на исходное письмо или сообщение, чтобы коллеги могли вернуться к первоисточнику.
Клиентскую базу тоже можно вести без платных дополнений. Для каждого заказчика создаётся карточка компании или контакта, в которой фиксируются телефон, e-mail, тип клиента и источник обращения. Повторные заявки привязываются к тому же клиенту, чтобы видеть историю взаимодействий — но историю эту пополняет человек: каждая встреча, звонок или письмо фиксируются вручную.
Рабочий минимум на бесплатном тарифе — это электронный журнал заявок, где менеджер сам отмечает следующий шаг и дату. Автоматических сценариев «если клиент не ответил — отправь письмо» здесь может не быть, поэтому всё держится на дисциплине.
Какие тарифные ограничения проверять до запуска
Прежде чем планировать автоматизацию, проверьте две функции, которые в справке Битрикс24 прямо помечены как тарифно-зависимые.
Опция «Обязательность поля от стадии» в Битрикс24 доступна не на всех тарифах. Это значит, что на бесплатной версии вы, скорее всего, не сможете требовать заполнения конкретного поля только на определённом этапе. Например, нельзя настроить так, чтобы поле «Согласованный чертёж» становилось обязательным только на стадии «Передача в производство». Придётся либо делать поле обязательным для всех стадий, либо контролировать заполнение вручную.
CRM-формы, которые собирают заявки с сайта, также доступны не на всех тарифах. Если вы рассчитывали собирать заявки с сайта через встроенную форму, уточните, есть ли она в вашей версии. Без неё заявки с сайта вносятся вручную: менеджер получает уведомление на почту, открывает CRM и создаёт карточку на основе письма.
Обе проверки делайте до запуска учёта. Не включайте эти возможности в план автоматизации, пока уполномоченный специалист по внедрению не подтвердит их наличие на вашем тарифе.
Минимальный набор полей карточки заявки
Карточка заявки на металлообработку должна давать ответ на пять вопросов: кто клиент, что нужно сделать, из какого материала, к какому сроку и кто отвечает за сделку. Это минимум, без которого заявку невозможно передать дальше по процессу.
| Поле | Что фиксируем | Кто заполняет | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Клиент | Компания или контакт | Менеджер при первом обращении | Привязка к карточке клиента |
| Описание запроса | Деталь, операция, тираж | Менеджер со слов клиента | Коротко, но конкретно |
| Чертёж или спецификация | Ссылка на файл или место хранения | Менеджер | Файл не переносится сам — нужна явная загрузка копии |
| Материал и количество | Марка стали, толщина, число изделий | Менеджер после уточнения | До расчёта может быть «уточняется» |
| Срок изготовления | Желаемая дата отгрузки | Менеджер | Требует подтверждения производством |
| Источник обращения | Звонок, сайт, рекомендация, выставка | Менеджер | Помогает оценить каналы продаж |
| Ответственный | Кто ведёт заявку | Руководитель отдела продаж | Назначается вручную |
Обязательные поля на карточке не гарантируют достоверность данных. Если сделать поле «Срок изготовления» обязательным, менеджер не сможет сохранить карточку без даты. Но дата может быть выдуманной или не согласованной с цехом. Обязательное поле контролирует только заполнение, а не истинность значения. Проверку реалистичности сроков и технической возможности выполняет человек — технолог или руководитель.
Справочники и стадии: превращаем CRM в маршрут заявки
Чтобы карточка заявки вела менеджера по процессу, настройте справочники и стадии. В справочниках задаются значения для системных полей: источники обращения, типы клиентов, сферы деятельности. Для металлообработки полезно добавить источники «звонок», «почта», «сайт», «выставка», «повторный клиент». Типы клиентов можно разделить на «разовый заказчик», «серийное производство», «посредник», «поставщик металла».
Стадии — это этапы работы с заявкой, которые отображаются в канбане. Для заявки на металлообработку логично выстроить маршрут: «Новая заявка» → «Уточнение данных» → «Расчёт» → «КП отправлено» → «Согласование» → «Передано в производство». Названия стадий можно менять, а порядок — переставлять.
Важно: стадия «Передано в производство» в CRM — это лишь пометка менеджера о том, что заявка ушла дальше по внутреннему процессу. Она не отправляет заказ в станки, не создаёт сменное задание и не бронирует материал. Фактическую передачу в цех выполняет человек: ставит задачу технологу, передаёт чертёж, фиксирует результат.
Ручные действия менеджера вместо платных роботов
Если часть автоматических сценариев недоступна, каждый переход заявки по стадиям подкрепляется ручным действием. После разговора с клиентом менеджер заносит суть запроса, прикладывает ссылку на файл, ставит напоминание о следующем шаге. Если CRM-форма недоступна, заявку с сайта он создаёт вручную: копирует текст письма, указывает источник, добавляет контакт.
Допустим, на бесплатном тарифе нет CRM-формы. Тогда заявка с сайта приходит на почту, менеджер создаёт карточку вручную, прикладывает ссылку на письмо и ставит стадию «Новая заявка». Это занимает две-три минуты и сохраняет информацию для коллег.
Обязательное поле не отправляет КП и не передаёт заявку в производство. Эти шаги остаются ручными: менеджер сам формирует коммерческое предложение, сам ставит задачу технологу, сам фиксирует результат. Обязательное поле лишь не даст сохранить карточку с пустым полем — это контроль дисциплины, а не замена действий.
Чтобы ничего не потерять, введите простое правило: после каждого контакта с клиентом менеджер обновляет карточку — дополняет описание, меняет стадию, ставит следующую задачу. Это заменяет платные триггеры и не требует бюджета.
Чего не стоит обещать себе и команде на бесплатном тарифе
Не обещайте, что CRM сама соберёт заявки с сайта, если CRM-формы на вашем тарифе нет. Не обещайте, что поле станет обязательным только на определённой стадии, если опция «Обязательность поля от стадии» недоступна. Не обещайте, что после заполнения карточки заявка автоматически уйдёт в производство или что клиент получит КП.
Бесплатная CRM — это электронный журнал заявок с ручной дисциплиной, а не автопилот продаж. Она помогает не терять клиентов и видеть очередь заявок, но не заменяет менеджера, технолога и руководителя. Все ключевые переходы — уточнение данных, расчёт, согласование чертежа, отправка КП — выполняются людьми. CRM лишь фиксирует, где заявка находится сейчас и что делать дальше.
FAQ
Можно ли на бесплатном тарифе сделать поле обязательным только на стадии «Расчёт»?
По справке Битрикс24, опция «Обязательность поля от стадии» доступна не на всех тарифах. Проверьте настройки своей CRM или уточните у специалиста по внедрению. Если опции нет, поле можно сделать обязательным для всех стадий либо контролировать заполнение вручную.
Как собирать заявки с сайта, если CRM-формы недоступны?
Вручную. Менеджер получает письмо или сообщение, создаёт карточку заявки, копирует текст запроса, указывает источник и прикладывает ссылку на файл. Автоматического создания карточки из формы не будет.
Обязательное поле гарантирует, что менеджер введёт правильные сроки?
Нет. Обязательное поле лишь не даст сохранить карточку с пустым значением. Оно не проверяет, реален ли срок, согласован ли чертёж с технологом, верен ли расчёт. Проверку достоверности выполняет человек.
Как фиксировать отправку КП в CRM?
Менеджер формирует КП вручную, отправляет его клиенту, затем в карточке заявки ставит стадию «КП отправлено» и фиксирует дату. Это не автоматическая отправка из CRM, а ручная отметка о выполненном действии.